Einführung in das Arbeiten mit Formularen in Access

Unterrichtseinheit: 5, 6 | Stundenzahl: 4-5 Stunden

Eingangsvoraussetzungen

  • Erstellen von Datenbanken mit Tabellen und Beziehungen.

Ziele

  • Erstellen von gebundenen Formularen in Access.
  • Formulare formatieren und das Design anpassen.
  • Daten mit Hilfe von Formularen eingeben und verändern bzw. löschen.

Thema/Kurzfassung

Access

Übersicht der Unterrichtseinheit

Grundlagen

Ein Formular ist ein Datenbankobjekt. Mit einem Formular kann man eine Benutzeroberfläche für eine Datenbankanwendung erstellen, um z.B. Daten in einfacher Weise in Tabellen einzutragen.

  • Ein gebundenes Formular ist direkt mit einer Datenquelle wie einer Tabelle oder Abfrage verbunden. Damit können Daten aus dieser Datenquelle eingegeben, bearbeitet oder angezeigt werden.
  • Ein nicht gebundenes Formular ist nicht direkt mit einer Datenquelle verbunden, es enthält aber dennoch Befehlsschaltflächen, Beschriftungen oder andere Steuerelemente, die zum Bedienen Ihrer Anwendung erforderlich sind.

Ein wesentlicher Vorteil von Formularen besteht darin, dass Daten aus mehreren Tabellen in einem einzigen Formular gepflegt werden können. Die Schaltflächen zum Erstellen von Formularen finden sich in der Registerkarte „Erstellen“.

Das Arbeiten mit gebunden Formularen

Man kann gebundene Formulare verwenden, um den Zugriff auf Daten zu steuern, also beispielsweise, welche Datenfelder oder -zeilen angezeigt werden.

Vorteil: Bestimmte BenutzerInnen benötigen beispielsweise nur wenige bestimmte Felder aus einer Tabelle mit einer Vielzahl davon. Wenn Sie diese BenutzerInnen mit einem Formular ausstatten, das lediglich diese wenigen Felder enthält, vereinfachen Sie ihnen die Nutzung der Datenbank. Sie können Formularen auch Befehlsschaltflächen und andere Features hinzufügen, um häufig ausgeführte Aktionen zu automatisieren.

Ein gebundenes Formular kann man sich wie ein Fenster vorstellen, durch das die BenutzerInnen die Datenbank sehen und auf die Datenbank zugreifen. Mit einem leistungsfähigen Formular wird der Umgang mit der Datenbank beschleunigt, da die BenutzerInnen nicht lange suchen müssen. Ein optisch ansprechendes Formular macht die Arbeit mit der Datenbank darüber hinaus angenehmer und produktiver. Zudem kann so verhindert werden, dass falsche Daten eingegeben werden.

Man unterscheidet bei der Arbeit mit Formularen drei unterschiedliche Ansichten

Ansicht Symbol Erklärung
Formularansicht Die Formularansicht ist die Ansicht zum Bearbeiten der Daten. Die Struktur und das Design eines Formulars kann in der Formularansicht nicht verändert werden.
Layoutansicht Die Layoutansicht stellt eine Art Zwischenstufe zwischen Formular- und Entwurfsansicht dar. In der Layoutansicht kann die Struktur und das Design des Formulars verändert werden, gleichzeitig werden Daten angezeigt. Da die Daten beim Ändern des Formulars angezeigt werden, ist diese Ansicht zum Festlegen der Größe von Steuerelementen oder zum Durchführen nahezu jeder anderen Aufgabe sehr hilfreich, die sich auf die Darstellung und Benutzerfreundlichkeit des Formulars auswirkt. So können Sie z.B. die Größe der Textfelder bei Bedarf an die Daten anpassen.
Entwurfsansicht Die Entwurfsansicht zeigt die Struktur eines Formulars, die in dieser Ansicht verändert werden kann. Daten werden im Gegensatz zur Layoutansicht nicht angezeigt. Sie können den Kopfzeilen-, Detail- und Fußzeilenbereich für das Formular anzeigen.

In der Layoutansicht können Sie Entwurfsänderungen am Formular vornehmen, während Daten angezeigt werden. So können Sie beispielsweise die Größe der Textfelder bei Bedarf direkt an die Daten anpassen.

Formulare erstellen

Erstellen eines Formulars mit dem Tool für einfache Formulare

Mit dem Tool für einfache Formulare können Sie ein Formular mit einem einzigen Mausklick erstellen. Wenn Sie dieses Tool verwenden, werden alle Felder aus der zugrunde liegenden Datenquelle in das Formular eingefügt. Sie können das Formular sofort verwenden, oder Sie können es in der Layout- oder Entwurfsansicht an Ihre Bedürfnisse anpassen.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle oder Abfrage, die im Formular angezeigt werden soll.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte „Erstellen“ in der Gruppe „Formulare“ auf „Formular“.
  3. Access erstellt das Formular und zeigt es in der Layoutansicht

Achtung: Wenn von Access eine einzige Tabelle mit einer 1:n-Beziehung mit der Tabelle oder Abfrage gefunden wird, die zum Erstellen des Formulars erforderlich ist, wird in Access ein Datenblatt hinzugefügt, das auf der verknüpften Tabelle oder Abfrage basiert.

Erstellen eines geteilten Formulars

Ein geteiltes Formular bietet gleichzeitig zwei Ansichten auf die Daten: eine Formularansicht und eine Datenblattansicht. Ein geteiltes Formular unterscheidet sich dahingehend von einer Kombination aus Formular und Unterformular, dass die beiden Ansichten mit derselben Datenquelle verbunden sind und ständig miteinander synchronisiert werden. Wenn Sie ein Feld in einem Teil des Formulars markieren, wird dasselbe Feld auch im anderen Teil des Formulars markiert. Daten können in beiden Teilen hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht werden.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle oder Abfrage, die im Formular angezeigt werden soll. Oder öffnen Sie die Tabelle oder Abfrage in der Datenblattansicht.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte „Erstellen“ in der Gruppe „Formulare“ auf „Geteiltes Formular“.
  3. Access erstellt das Formular und zeigt es in der Layoutansicht an.

Erstellen eines Formulars, das mehrere Datensätze anzeigt, mithilfe des Tools "Mehrere Elemente"

Wenn Sie das Tool „Mehrere Elemente“ verwenden, gleicht das von Access erstellte Formular einem Datenblatt. Die Daten sind in Zeilen und Spalten angeordnet, und es werden mehrere Datensätze gleichzeitig angezeigt. Diese Darstellungsform bietet jedoch mehr Anpassungsoptionen als ein normales Datenblatt. So können Sie beispielsweise grafische Elemente, Schaltflächen und andere Steuerelemente hinzufügen.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle oder Abfrage, die im Formular angezeigt werden soll.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte „Erstellen“ in der Gruppe „Formulare“ auf „Weitere Formulare“, und klicken Sie dann auf „Mehrere Elemente“.
  3. Access erstellt das Formular und zeigt es in der Layoutansicht an.

Erstellen eines Formulars mit dem Formular-Assistenten

Um genauer festzulegen, welche Felder auf dem Formular angezeigt werden sollen, können Sie anstelle der oben genannten „1Klick“-Tools zum Erstellen von Formularen auch den Formular-Assistenten verwenden.

Damit können Sie viel freier definieren, wie die Daten gruppiert und sortiert werden sollen, und Sie können Felder aus mehreren Tabellen oder Abfragen verwenden, sofern Sie die Beziehungen zwischen den Tabellen und Abfragen zuvor definiert haben.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte „Erstellen“ in der Gruppe „Formulare“ auf „Formular-Assistent“.
  2. Folgen Sie den Anweisungen auf den Seiten des Formular-Assistenten.
    Achtung: Falls das Formular Felder aus mehreren Tabellen und Abfragen enthalten soll, klicken Sie weder auf „Weiter“ noch auf „Fertig stellen“, nachdem Sie die Felder aus der ersten Tabelle oder Abfrage auf der ersten Seite des Formular-Assistenten ausgewählt haben. Wiederholen Sie stattdessen die Schritte zum Auswählen einer Tabelle oder Abfrage, und klicken Sie auf „weitere Felder“, die Sie in das Formular einfügen möchten. Klicken Sie erst danach auf „Weiter“ oder „Fertig stellen“, um den Vorgang fortzusetzen.
  3. Klicken Sie auf der letzten Seite des Assistenten auf „Fertig stellen“.

Erstellen eines Formulars mit dem Tool zum Erstellen leerer Formulare

Wenn der Assistent oder die Tools zum Erstellen von Formularen nicht Ihren Anforderungen genügen, können Sie ein Formular mit dem Tool zum Erstellen leerer Formulare von Grund auf neu erstellen. Das kann sich, besonders wenn Sie nur wenige Felder in das Formular einbeziehen möchten, als sehr schnelle Methode erweisen.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte „Erstellen“ in der Gruppe „Formulare“ auf „Leeres Formular“.
  2. Ein leeres Formular in der Layoutansicht sowie der Bereich „Feldliste“ werden angezeigt.
  3. Klicken Sie im Bereich „Feldliste“ auf das Pluszeichen (+) neben der Tabelle oder den Tabellen, in der bzw. denen die Felder enthalten sind, die im Formular angezeigt werden sollen.
  4. Um dem Formular ein Feld hinzuzufügen, doppelklicken Sie auf das Feld, und ziehen Sie es in das Formular.
    Hinweis: Nach Hinzufügen des ersten Felds, können Sie mehrere Felder gleichzeitig hinzufügen, indem Sie bei gedrückter STRG-TASTE auf mehrere Felder klicken und sie gleichzeitig auf das Formular ziehen.
  5. Die Reihenfolge der Tabellen im Bereich „Feldliste“ kann sich ändern, je nachdem, welcher Teil des Formulars momentan ausgewählt ist. Wenn das Feld, das Sie hinzufügen möchten, nicht sichtbar ist, wählen Sie einen anderen Teil des Formulars aus, und versuchen Sie dann erneut, das Feld hinzuzufügen.
  6. Verwenden Sie die Tools in der Gruppe „Kopfzeile/Fußzeile“ auf der Registerkarte „Entwurf“, um dem Formular ein Logo, einen Titel oder Datum und Uhrzeit hinzuzufügen.
  7. Verwenden Sie die Tools in der Gruppe „Steuerelemente“ auf der Registerkarte „Entwurf“, um dem Formular noch weitere Steuerelemente hinzuzufügen.

Optimieren und Anpassen des Formulars in der Layoutansicht

Nach dem Erstellen eines Formulars können Sie das Formular in der Layoutansicht problemlos optimieren. Indem Sie die tatsächlichen Formulardaten als Richtlinie heranziehen, ist es Ihnen möglich die Steuerelemente neu anzuordnen und die Größe der Steuerelemente optimal anzupassen. Sie können neue Steuerelemente in das Formular einfügen und die Eigenschaften für das Formular und die zugehörigen Steuerelemente festlegen.

Verwenden Sie das Eigenschaftenblatt, um die Eigenschaften des Formulars und der zugehörigen Steuerelemente zu ändern. Zum Anzeigen des Eigenschaftenblatts drücken Sie F4.

Sie können den Bereich „Feldliste“ verwenden, um dem Formularentwurf Felder aus der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage hinzuzufügen. So zeigen Sie den Bereich Feldliste an:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte „Entwurf“ in der Gruppe „Tools“ auf „Vorhandene Felder hinzufügen“. Tastenkombination: Drücken Sie ALT+F8.
  2. Anschließend können Sie die Felder direkt aus dem Bereich „Feldliste“ in Ihr Formular ziehen.

Die drei Karteireiter der Formularlayouttools

Arbeitet man an Formularen, zeigen sich drei neue Karteireiter im Bereich der "Formularlayouttools". Diese enthalten, thematisch geordnet, sämtliche Werkzeuge, die man zur Anpassung des Formulars an die eigenen Vorgaben benötigt. Die meisten dieser Tools sind selbsterklärend bzw. bereits von anderen Microsoft Office Programmen bekannt.

Übersicht der Werkzeugpalette von "Entwurf", dient vor allem dazu, um Elemente zu plazieren

Übersicht der Werkzeugpalette von "Anordnen", dient vor allem dazu, um Elemente anzuordnen

Übersicht der Werkzeugpalette von "Format", dient vor allem dazu, um Elemente zu gestalten und zu formatieren

Das Eigenschaftenblatt

Das Eigenschaftenblatt ist einer der wichtigsten Hilfsmittel beim Erstellen von Formularen. Es lässt sich über die Karteikarte "Entwurf" ("Formularlayouttools") → Button "Eigenschaftenblatt" anklicken auf der rechten Bildschirmseite zu- und wegschalten. Oder drücken Sie die Funktionstaste "F4".

Das Eigenschaftenblatt listet übersichtlich die Eigenschaften eines jeden markierten Elements auf. Jede dieser Eigenschaften kann man auch direkt anwählen und verändern. Somit kann man z.B. die Schriftgröße und -art, die Hintergrundfarbe und die Breite und Höhe eines Elements ändern.

Tipps & Tricks beim Arbeiten mit Formularen

Darstellung abstrakter Fremdschlüssel durch verbundene Attribute

Erstellt man über die Schnellauswahl-Werkzeuge von Access Formulare, erscheinen lediglich die Fremdschlüssel von verbundenen Tabellen, nicht jedoch die damit in Zusammenhang stehenden Daten (ein Datensatz besteht bekanntlich aus einem Schlüssel und den dazugehörigen Daten).

Beim Arbeiten kann dies zu Verwirrungen führen. Beispielsweise sagt die Kundennummer "123" wenig über den damit verbundenen Kunden selbst aus. Viel einfacher wäre es, wenn man diesen Kunden mit der Nummer "123" stattdessen z.B. über dessen Namen anwählen kann.

Dies funktioniert ganz einfach: Man muss z.B. in der Layoutansicht lediglich das gewünschte Feld auf die gewünschte Position innerhalb des Formulars ziehen!

  1. Formular öffnen,
  2. Auf Karteikarte "Entwurf" ("Formularlayouttools") wechseln,
  3. Auf den Button "Vorhandene Felder hinzufügen" klicken,
  4. Option "Alle Tabellen anzeigen" (auf der rechten Bildschirmseite) aktivieren,
  5. Gewünschtes Feld auswählen und an die entsprechende Position im Formular ziehen;

Formular als eigenes PopUp-Fenster öffnen lassen

Viele UserInnen möchten das Formular als eigenes Fenster ausserhalb von der Arbeitsfläche von Access öffnen lassen, die Einstellungen dazu sind im Eigenschaftenblatt des Formulars vorzunehmen.

  1. Formular öffnen,
  2. Eigenschaftenblatt anzeigen lassen,
  3. Formulareigeneschaften mit rechter Maustaste anzeigen lassen,
  4. Im Eigenschaftenblatt auf den Karteireiter "Andere" wechseln,
  5. Die Einstellung der Eigenschaft "PopUp" auf "Ja" ändern;

Sozialform

  • Frontalunterricht
  • Gruppenmoderation

Unterrichtstechniken

  • Vortrag
  • Lernen aus Lösungsbeispielen

Materialien

  • Tafelbild (T)
  • Projektor (P)
  • Arbeits- bzw. Informationsblätter (AB, IB)
  • PC [PC-Räume] (PC)

Übungsbeispiele

Eingabeformular für einen Sportclub erstellen

Ein Sportclub verwaltet seine Veranstaltungsangebote in einer Accessdatenbank (siehe Downloaddatei). Diese wurde aber ohne große Kenntnisse erstellt.

Die Datenbank enthält bereits Daten. Hilf dem Sportclub, eine funktionierende, korrekte Datenbank mit Eingabeformular zu erstellen:

  1. Kontrolliere die Datenbank und ergänze Fehlendes.
  2. Setze die drei Tabellen der Datenbank zueinander in Beziehung.
  3. Erstelle für die Administration der TrainerInnen ein einfaches, gebundenes Formular in den Farben des Sportclubs:
    • Der Nickname des jeweiligen Trainers soll fett mit orangem Hintergrund erscheinen.
    • Die Trainernummer soll nicht sichtbar sein.
    • Das Bild des jeweiligen Trainers soll in einer eigenen Spalte, rechts über die gesamte Höhe des Formulars erscheinen.
  4. Erstelle für die Administration der Veranstaltungen ein einfaches, gebundenes Formular in den Farben des Sportclubs:
    • Das Primärschlüsselfeld "VAID" soll nicht sichtbar sein.
    • Das Feld "Ende" soll mitsamt seinem Bezeichnungsfeld rechts neben dem Feld "Beginn" stehen (zusätzliche Spalten).
    • Das Feld "Endzeit" soll mitsamt seinem Bezeichnungsfeld rechts neben dem Feld "Startzeit" stehen (zusätzliche Spalten).
    • Die Fremdschlüsselfelder sind wenig aussagekräftig! Füge statt den beiden Fremdschlüsselfeldern die Felder "Nickname" und "Veranstaltung" ein. Lösche die Fremdschlüsselfelder.
    • Ändere das Bezeichnungsfeld "Nickname" in "Kursleitung".
    • Das Formular soll als PopUp erscheinen. Fenstergröße: ca. 18cm;
    • Über den gesamten Hintergrund des Formulars soll das zweite Bild von unten erscheinen.
  5. Befülle mit Hilfe der beiden Formulare die Datenbank:
    • Neue Trainerin: Ulrike Mainhardt, 12.10.1971, Nickname "Ulli", Bild siehe das erste unten;
    • Neue Veranstaltungsserie: Cardio Dance, wird von Ulrike Mainhardt ab 15.02. jeden Montag und Freitag zwischen 11:00 und 12:30 Uhr geleitet.

Bildquelle: marctwo  / pixelio.de

Bildquelle: S. Hofschlaeger  / pixelio.de

Kundendatenbank für Anlagenberater

Ein befreundeter Anlagenberater möchte gerne eine Datenbank erstellen, die alle seine KundeInnen sowie deren Kontenbewegungen erfassen soll. Die Daten sollen über ein Formular bearbeitet werden können.

  • Eine Tabelle "Kunden" ist bereits erstellt.
  • Die Daten einiger KundInnen wurden bereits erfasst.
  • Die Einzahlungen und Abhebungen wurden bisher in einer eigenen Excel-Tabelle erfasst, diese Daten sollen nun in die Datenbank importiert werden.

Aufgabenstellung:

  1.  Erstelle in der vorhandenen Datenbank eine neue Tabelle und nenne Sie "Kontenbewegungen".
  2. Erstelle entsprechend der ebenfalls bereits vorhandenen Excel-Tabelle folgende Felder (Attribute): "Kundennummer", "Symbol", "Datum", "Belegnummer", "Betrag", "Anmerkung". Vergesse nicht auf einen geeigneten Primärschlüssel (AutoWert).
  3. Weise den Attributen geeignete Feldtypen zu. Orientiere dich dabei an den bereits eingetragenen Datensätzen im Excel-Sheet.
  4. Übernimm die Daten der Excel-Datei in die Tabelle "Kontenbewegungen".
  5. Setze die beiden Tabellen in eine geeignete Beziehung zueinander.
  6. Erstelle aus der Tabelle "Kontenbewegungen" ein einfaches Formular des gleichen Namens.
    • Lösche das Feld des Primärschlüssels.
    • Ergänze die abstrakte Kundennummer um das Feld "Familienname" des Kunden. Es soll unterhalb der Kundennummer sichtbar sein.
    • Der Familienname soll fett mit hellgrünem Hintergrund erscheinen.
    • Formatiere das Feld "Betrag" in folgender Weise: "€ 1.000,00".
  7. Erstelle mit Hilfe des Formulars einen neuen Datensatz der folgenden Geschäftsfall verspeichert:
    Der Kunde Leitner tätigt am 20.11. eine Abhebung in Höhe von € 2.000,00. Als Anmerkung soll der Text "eMail-Korrespondenz" erscheinen. Wähle das korrekte Belegsymbol und die korrekte Belegnummer aus.
  8. Speicher deine Arbeit ab.

Einfache Datenbank für Ferienhausbesitzer

Erstellen Sie für den Anbieter mehrerer Ferienhäuser eine Datenbank in der die einzelnen Gebäude verspeichert werden könne. Der Auftraggeber hat dazu einige Wünsche notiert. Die wichtigsten Informationen, die er für seine angebotenen Ferienhäuser speichern möchte sind folgende:

  • Name des jeweiligen Gebäudes,
  • Adresse,
  • Miet-Preis,
  • Ausstattung (z.B. Garten, Swimmingpool, Sauna, Gartengrill etc.),
  • Personal (jede(r) MitarbeiterIn kann nur in einem Gebäude arbeiten, es können aber mehrere MitarbeiterInnen im selben Gebäude arbeiten);

Das Personal hat Ihr Auftraggeber bisher in einem eigenen Buch in folgender Weise geführt (Beispiel):

Frau Maria Samek, Breitenfurterstrasse 124, 1120 Wien, zuständig für täglichen Hausputz“;

Es sollen insgesamt drei Tabellen erstellt werden: Ferienhaus, Ausstattung und Personal;
Jede dieser Tabellen soll mind. vier Attribute (Eigenschaften) enthalten, einige sind bereits oben genannt.

Erstellen Sie aus der Tabelle „Ferienhaus“ ein Formular entsprechend den Aufgabenstellungen, unten.

Aufgabenstellungen - Datenbanken:

  • Die Datenbank soll zumindest drei Tabellen enthalten: "Ferienhaus", "Ausstattung" und "Personal".
  • Jede Tabelle soll zumindest vier Attribute enthalten.
    Wenn nichts Näheres oben angegeben ist, entscheiden Sie selbst, welche Attribute hierfür von Bedeutung sind.
  • Planen Sie die Datenbank mit Hilfe eines ER-Diagramms. Verwenden Sie dazu das vorliegende Angabenblatt.
  • Achten Sie darauf, das alle drei Normalformen einer Datenbank eingehalten werden.
  • Übertragen Sie die Datenbank in Microsoft Access.
  • Stellen Sie zwischen den Tabellen sinnvolle Beziehungen
  • Speichern Sie die Access-Datenbank unter Ihrem Namen ab.

Aufgabenstellungen - Formulare:

  • Erstellen Sie aus der Tabelle "Ferienhaus" ein gleichnamiges, einfaches Formular.
  • Löschen Sie das Feld des Primärschlüssels.
  • Das Formular soll sich als eigenes Fenster öffnen.
  • Passen Sie die Farbe des Formulars an das CD des Unternehmens an:
    das Design ist in hellblau und dunkelblau
  • Passen Sie die Größe der Felder sinnvoll an (nicht zu klein aber auch nicht zu groß).
  • Die Lieferanten sollen nicht mit ihren abstrakten Schlüsseln aufscheinen, sondern z.B. mit deren Namen auswählbar
  • Geldbeträge sollen in der Formatierung "€ 1.000,00" erscheinen.
  • Vergessen Sie nicht, Ihre Arbeit zu speichern.

Um die Beispiele mit Lösungen vergleichen zu können, muss man registriert und angemeldet sein!
Spoiler-Warnung! Versucht es zunächst einmal ohne Hilfe.

Schlagwörter: Access | Datenbank | Formulare | Gebundene Formulare | Tabellen