Einführung in das Arbeiten mit Berichten in Access

Unterrichtseinheit: 7 | Stundenzahl: 2-3 Stunden

Thema/Kurzfassung

Access

Übersicht der Unterrichtseinheit

Ein Bericht ist ein Datenbankobjekt von Access, er bietet die Möglichkeit, die Informationen in Ihrer Microsoft Access-Datenbank anzuzeigen, zu formatieren, zusammenzufassen und auszudrucken. Die Schaltflächen zum Erstellen von Berichten finden sich in der Registerkarte „Erstellen“.

Ein Bericht ist praktisch, wenn Sie die Informationen in Ihrer Datenbank für folgende Zwecke verwenden möchten:

  • Anzeigen oder Verteilen einer Zusammenfassung der Daten
  • Archivieren von Momentaufnahmen der Daten
  • Bereitstellen von Details zu einzelnen Datensätzen
  • Erstellen von Etiketten

Woher kommen die Daten für den Bericht?

  • Datenbasis für einen Bericht ist eine Tabelle oder eine Abfrage
  • Vorteile Abfrage (geht aber auch alles direkt im Bericht):
    • Einzelne Felder auswählbar
    • Sortieren
    • Filtern (auch sehr komplexe Filter; im Bericht nur einfache Filter)
    • Felder aus mehreren Tabellen in einem Bericht (wichtigster Vorteil der Abfrage)

Bestandteile eines Berichts

Ähnlich einem Formular ist ein Bericht an eine Datenquelle, z. B. eine Tabelle oder Abfrage, gebunden. Der Entwurf eines Berichts ist in Bereiche unterteilt, die Sie in der Entwurfsansicht anzeigen können. Die Kenntnis der Funktionsweise der einzelnen Bereiche erleichtert das Erstellen optimaler und professioneller Berichte.

Abschnitt

Anzeige des Bereichs beim Drucken

Verwendungsmöglichkeiten des Bereichs

Berichtskopf

Einmal am Anfang des Berichts

Verwenden Sie den Berichtskopf für Informationen, die normal auf einem Deckblatt stehen, z. B. ein Logo, Titel oder Datum. Wenn Sie ein Steuerelement, das die Aggregatfunktion "Summe" verwendet, in den Gruppenkopf aufnehmen, wird die Summe für den gesamten Bericht berechnet. Der Berichtskopf wird vor dem Seitenkopf gedruckt.

Seitenkopf

Dieser Abschnitt wird am Anfang jeder Seite gedruckt.

Verwenden Sie einen Seitenkopf, um z.B. den Berichtstitel auf jeder Seite zu wiederholen.

Gruppenkopf

Am Anfang jeder neuen Datensatzgruppe

Verwenden Sie den Gruppenkopf z. B. in einem Bericht, der nach Artikel gruppiert ist, um den Artikelnamen zu drucken. Wenn Sie ein Steuerelement, das die Aggregatfunktion "Summe" verwendet, in den Gruppenkopf aufnehmen, wird die Summe für die aktuelle Gruppe berechnet.

Detailbereich

Dieser Abschnitt wird einmal für jede Zeile in der Datensatzquelle gedruckt.

Hier fügen Sie die Steuerelemente ein, die den Hauptteil des Berichts bilden.

Gruppenfuß

Am Ende jeder Datensatzgruppe

Verwenden Sie den Gruppenfuß, um zusammenfassende Informationen für eine Gruppe zu drucken.

Seitenfuß

Dieser Abschnitt wird am Ende jeder Seite gedruckt.

Verwenden Sie den Seitenfuß, um z.B. Seitenzahlen zu drucken.

Berichtsfuß

Einmal ganz am Ende des Berichts

Verwenden Sie den Berichtsfuß, um zusammenfassende Informationen für den gesamten Bericht zu drucken.

Vier unterschiedliche Ansichten

Access unterscheidet bei der Arbeit mit Formularen zwischen drei unterschiedlichen Ansichten:

Ansicht

Symbol

Erklärung

Berichtsansicht

 

In der Berichtsansicht können Sie eine exakte Darstellung Ihres Berichts durchsuchen, ohne diesen drucken oder in der Seitenansicht anzeigen zu müssen. Hier arbeiten Sie mit den Daten!

Seitenansicht

 

Wenn Sie eine Seitenansicht anzeigen, können Sie sehen, wie der Bericht angezeigt oder gedruckt wird.

Layoutansicht

 

Mit der Layoutansicht können Sie bei gleichzeitiger Ansicht der Daten Entwurfsänderungen vornehmen. Beispielsweise können Sie ein Feld hinzufügen, indem Sie einen Feldnamen aus dem neuen Bereich Feldliste ziehen, oder aber Eigenschaften mithilfe des Eigenschaftenblatts ändern.

Entwurfsansicht

 

Die Entwurfsansicht bietet eine detailliertere Ansicht der Struktur des Berichts. Sie können den Kopf- und Fußbereich für den Bericht, für die Seite und für Gruppen anzeigen. Der Bericht wird in der Entwurfsansicht nicht tatsächlich ausgeführt, sodass Sie beim Arbeiten die zugrunde liegenden Daten nicht sehen können.

Erstellen eines Berichts

Schritt 1: Auswählen einer Datensatzquelle

Die Datensatzquelle eines Berichts kann eine Tabelle oder eine Abfrage sein. Die Datensatzquelle muss alle Zeilen und Spalten der Daten enthalten, die im Bericht angezeigt werden sollen.

Wenn die gewünschten Daten aus einer vorhandenen Tabelle oder Abfrage stammen, wählen Sie die Tabelle oder Abfrage im Navigationsbereich, links, aus. Ansonsten erstellen Sie die benötigte Tabelle oder Abfrage.

Schritt 2: Auswählen eines Berichtstools

Die Berichtstools befinden sich auf der Registerkarte „Erstellen“ des Menübands in der Gruppe Berichte. Darin sind u.a. folgende oft genutzte Tools enthalten:

Tool

Beschreibung

Symbol

Bericht

Erstellt einen einfachen Bericht in Tabellenform, der alle Felder in der Datensatzquelle enthält, die Sie im Navigationsbereich ausgewählt haben.

 

Berichtsentwurf

Öffnet einen leeren Bericht in der Entwurfsansicht, dem die erforderlichen Felder und Steuerelemente hinzugefügt werden können.

 

Berichts-Assistent

Zeigt einen Assistenten mit mehreren Schritten an, in dem Sie Felder, Gruppierungs-/Sortierungsebenen und Layoutoptionen angeben können.

 

Etiketten

Zeigt einen Assistenten an, in dem standardmäßige oder benutzerdefinierte Etikettengrößen sowie die anzuzeigenden Felder und die Art ihrer Sortierung ausgewählt werden können.

 

Schritt 3: Erstellen des Berichts

Klicken Sie auf die Schaltfläche für das gewünschte Tool. Wenn ein Assistent angezeigt wird, folgen Sie den Schritten des Assistenten, und klicken Sie dann auf der letzten Seite auf „Fertig stellen“.

Access zeigt den Bericht in der Entwurfsansicht an.

Formatieren Sie den Bericht, bis sein Aussehen Ihren Vorstellungen entspricht:

  • Ändern Sie die Größe von Feldern und Beschriftungen, indem Sie sie auswählen und dann die Kanten bis zur gewünschten Größe ziehen.
  • Verschieben Sie ein Feld, indem Sie es auswählen (und dessen Beschriftung, sofern vorhanden) und es dann an die neue Position ziehen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Feld, und verwenden Sie die Befehle im Kontextmenü zum Zusammenführen oder Teilen von Zellen, zum Löschen oder Auswählen von Feldern und zum Ausführen weiterer Formatierungsaufgaben.

Adressetiketten erstellen

In Access erstellen Sie Etiketten als Bericht, der in einem kleinen Seitenformat formatiert ist, sodass er der Größe des gewünschten Etiketts entspricht. Etiketten werden am häufigsten zu Adressierungszwecken erstellt. Wenn Sie den Bericht drucken, erhalten Sie für jede Adresse der zugrunde liegenden Datensatzquelle jeweils ein Etikett.

Erstellen von Etiketten mithilfe des Etiketten-Assistenten

  1. Aktivieren Sie im Navigationsbereich jene Tabelle oder Abfrage, die als Datensatzquelle für die Etiketten dienen soll.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe „Berichte“ auf „Etiketten“. Der Etiketten-Assistent wird gestartet.
  3. Wenn Sie den Hersteller und die Etikettennummer kennen, wählen Sie den Hersteller im Feld „Nach Hersteller filtern“ aus. Wählen Sie nun auch das Etikett im Feld „Welche Etikettengröße möchten Sie?“ aus. Wählen Sie „Einzeln“ oder „Endlos“ unter Etikettentyp aus, und klicken Sie dann auf „Weiter“.
  4. Wählen Sie die Schriftart, die Schriftgröße, die Schriftbreite und die Textfarbe für das Etikett aus, und klicken Sie auf „Weiter“.
  5. Wählen Sie auf der Seite „Was soll auf Ihrem Etikett erscheinen?“ des Assistenten die Felder, die auf den Etiketten enthalten sein sollen, in der Liste „Verfügbare Felder“ aus, und doppelklicken Sie darauf, um sie dem Feld Etikettenentwurf hinzuzufügen.
    Falls Sie noch Text oder Satzzeichen hinzufügen möchten (beispielsweise ein Komma nach dem Namen der Stadt), klicken Sie, um den Cursor an der Stelle zu platzieren, an der der Text erscheinen soll, und beginnen Sie mit der Eingabe. Drücken Sie die LEERTASTE, um Leerraum zwischen den Feldern im Feld Etikettenentwurf hinzuzufügen.
  6. Auf der nächsten Seite können Sie Felder auswählen, nach denen die Etiketten sortiert werden sollen. Bei umfangreichen Sendungen kann z. B. eine Sortierung nach der Postleitzahl hilfreich sein. Wählen Sie die Felder, nach denen Sie die Etiketten sortieren möchten, in der Liste Verfügbare Felder aus, und doppelklicken Sie darauf, um Sie dem Feld Sortieren nach hinzuzufügen. Klicken Sie auf „Weiter“.

Geben Sie auf der letzten Seite einen Namen für die Etiketten ein, und klicken Sie auf „Fertig stellen“.

Filtern, Sortieren und Gruppieren im Bericht

Möchte man große Datenmengen nach bestimmten Merkmalen (z.B. Geschlecht, Einkommensverteilung etc.) filtern, dann müssen Sie lediglich mit der rechten Maustaste auf jenes Feld klicken, auf das der Filter angewendet werden soll, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf den gewünschten Befehl (z.B. bei Textinhalten: „Textfilter“).

Informationen sind oft übersichtlicher, wenn sie in Gruppen unterteilt sind. Beispielsweise kann ein Bericht, in dem Umsätze nach Regionen gruppiert sind, Trends hervorheben, die andernfalls vielleicht übersehen würden. Darüber hinaus kann das Hinzufügen von Gesamtsummen (etwa Summen oder Mittelwerte) am Ende der einzelnen Gruppen mühsame manuelle Berechnungen mit einem Taschenrechner ersparen.

Das schnellste Verfahren zum Hinzufügen von Gruppierung, Sortierung oder Gesamtergebnissen zu einem Desktopdatenbankbericht besteht darin, mit der rechten Maustaste auf jenes Feld zu klicken, auf das die Gruppierung, Sortierung oder das Gesamtergebnis angewendet werden soll, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf den gewünschten Befehl.

Sie können diese Arbeitsschritte außerdem mithilfe des Bereichs „Gruppieren, Sortieren und Summe“ (am unteren Bildschirmrand) hinzufügen, während der Bericht in der Layoutansicht oder der Entwurfsansicht geöffnet ist:

  1. Klicken Sie auf „Sortierung hinzufügen“, und wählen Sie dann das Feld aus, nach dem Sie sortieren möchten. Der Arbeitsschritt gilt auch bei „Gruppe hinzufügen“.
  2. Klicken Sie in einer zu gruppierenden oder sortierenden Zeile auf „Mehr“, um weitere Optionen festzulegen und Gesamtergebnisse hinzuzufügen.

Hervorheben von Daten mit bedingter Formatierung

Sie können Regeln für die bedingte Formatierung für jedes Steuerelement oder jede Steuerelementgruppe hinzufügen. In Clientberichten können Sie außerdem Datenbalken für den Vergleich von Daten hinzufügen.

Bedingte Formatierung bei Steuerelementen

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht und dann auf Layoutansicht.
  2. Wählen Sie die erforderlichen Steuerelemente aus, und klicken Sie auf der Registerkarte „Format“ in der Gruppe „Steuerelementformatierung“ auf „Bedingte Formatierung“.
  3. Klicken Sie im Dialogfeld-Manager für Regeln zur bedingten Formatierung auf „Neue Regel“.
  4. Wählen Sie im Dialogfeld „Neue Formatierungsregel“ unter „Regeltyp auswählen“ einen Wert aus:
  5. Geben Sie unter „Regelbeschreibung bearbeiten“ die Regel, die festlegt, wann die Formatierung angewendet werden soll, sowie die Formatierung an, die angewendet werden soll, wenn Sie auf „OK“ klicken.

Hinzufügen eines Logos oder Hintergrundbilds

So fügen Sie ein Bild hinzu, oder entfernen Sie ein Bild

  1. Klicken Sie in der Layoutansicht im Bericht auf jene Stelle, in der Sie das Bild hinzufügen möchten, und klicken Sie auf der Registerkarte „Entwurf“ in der Gruppe „Kopfzeile/Fußzeile“ auf „Logo“.
  2. Navigieren Sie zum Bild, und klicken Sie auf Öffnen. Access fügt dem Bericht das Bild hinzu.

So fügen Sie in Hintergrundbild hinzu

  1. Klicken Sie in der Layoutansicht auf der Registerkarte „Format“ in der Gruppe „Hintergrund“ auf „Hintergrundbild“.
  2. Wählen Sie in der Liste Bildergalerie ein Bild aus, oder klicken Sie auf Durchsuchen, wählen Sie ein Bild aus, und klicken Sie anschließend auf „OK“.

Anzeigen von Berichten in der Vorschau und Druck-Einrichtung

Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht und dann auf Seitenansicht. Sie können die Befehle auf der Registerkarte Seitenansicht verwenden, um beliebige der folgenden Vorgänge auszuführen:

  • Drucken des Berichts.
  • Anpassen von Seitengröße oder Layout.
  • Hinein- und Herauszoomen oder Anzeigen mehrerer Seiten zugleich.
  • Aktualisieren der Daten im Bericht.
  • Exportieren des Berichts in ein anderes Dateiformat.

Klicken Sie nach der Seiteneinrichtung auf "Seitenansicht schließen".

Übersicht der wichtigsten Arbeitsschritte

Rahmen um alle Felder ausschalten

Layoutansicht -> Mit Tabellenanfasser ganze Tabelle markieren -> Register Format -> Formkontur -> Transparent

Zeilenhöhe und Breite verändern

Register Anordnen -> Textabstand bestimmen

Horizontale Linien einfügen

Mit Tabellenanfasser ganze Tabelle markieren -> Register Anordnen -> Gitternetzlinien ->

  • Horizontal: bringt Linien oben und unten = Doppellinien
  • Oben oder Unten: bringt nur eine Linie

Spaltenüberschriften einfärben

Ganze Zeile auswählen -> Register Format -> Hintergrundfarbe

Zahlen in Spalte mit bzw. ohne Dezimalstellen definieren

Spalte auswählen -> Register Format -> Dezimalstellen dazu/weg

Jede zweite Zeile farblich unterlegen

Zweite Zeile des Berichtes komplett auswählen (Klick vor die Zeile) -> Register Format -> Alternative Zeilenfarbe

Datenquelle eines Berichts herausfinden/festlegen

Layoutansicht  -> Register Entwurf -> Eigenschaftenblatt einschalten -> Eigenschaften für ganten Bericht -> Register Daten -> Datensatzquelle

Nachträglich Felder hinzufügen

  • Feld hinzufügen / Datensatzquelle ist Tabelle:
    • Layoutansicht -> Register Entwurf -> Vorhandene Felder hinzufügen -> Alle Tabellen anzeigen -> Beliebiges Feld (aus den angezeigten Tabellen oder aus neuer) mit Drag&Drop in den Bericht ziehen.
  • Feld hinzufügen / Datensatzquelle ist Abfrage:
    • Nur Felder aus der Abfrage hinzufügen, da sonst die Datensatzquelle nicht mehr die Abfrage ist !! (es wird eine neue Datensatzquelle gebildet)

 

Sozialform

  • Frontalunterricht
  • Gruppenmoderation

Unterrichtstechniken

  • Vortrag
  • Lernen aus Lösungsbeispielen

Materialien

  • Tafelbild (T)
  • Projektor (P)
  • Arbeits- bzw. Informationsblätter (AB, IB)
  • PC [PC-Räume] (PC)

Schlagwörter: Access | Bericht