Daten mit Abfragen organisieren

Unterrichtseinheit: 8, 9 | Stundenzahl: 4-5 Stunden

Eingangsvoraussetzungen

  • Korrekte Erstellung von Datenbanken bis in die Dritte Normalform.

Ziele

  • Selbstständige Erstellung von Datenbanken.
  • Vermittlung der Grundprinzipien von Abfragen bei Microsoft Access.
  • Erweiterung der Datenbanken um ausgesuchte Abfragen.

Thema/Kurzfassung

Access

Übersicht der Unterrichtseinheit

Mithilfe von Abfragen können Sie ganz spezielle Fragen zu den Daten stellen, die beim direkten Anzeigen der Tabellendaten schwierig zu beantworten sind. Mit Abfragen können Sie Daten filtern, Berechnungen für die Daten anstellen und die Daten zusammenfassen. Darüber hinaus können Sie mit Abfragen viele Datenverwaltungsaufgaben automatisieren und Änderungen an den Daten überprüfen, bevor diese übernommen werden. (Quelle: www.office.com, 01.10.2016)

Allgemeines zu Abfragen

Mithilfe von Abfragen können Sie Fragen zu den Daten stellen, die beim direkten Anzeigen der Tabellendaten schwierig zu beantworten sind.

Damit können Sie vor allem:

  • Tabellendaten filtern,
  • Tabellendaten hinzuzufügen, ändern oder löschen
  • Berechnungen für die Daten anstellen und
  • Daten aus verschiedenen Tabellen zusammenfassen;

In einer Abfrage können Sie auch Daten für ein Formular oder einen Bericht zur Verfügung stellen.
In einer gut gestalteten Datenbank befinden sich die Daten, die Sie in einem Formular oder Bericht präsentieren möchten, häufig in zahlreichen verschiedenen Tabellen. Mithilfe einer Abfrage können Sie die gewünschten Daten zusammenfassen, bevor Sie Ihr Formular oder Ihren Bericht entwerfen.

Abfragen, mit denen Daten aus einer Tabelle abgerufen oder Berechnungen durchgeführt werden, werden als Auswahlabfragen bezeichnet.

Wenn Sie Daten in der Datenbank überprüfen, hinzufügen oder ändern oder Daten aus der Datenbank löschen möchten, sollte man dies immer mit Hilfe von Abfrage durchführen. Der Automatismus verhindert Fehlerquellen.

Mithilfe von Abfragen können Sie ganz spezielle Fragen zu den Daten stellen, die beim direkten Anzeigen der Tabellendaten oft schwierig zu beantworten sind. Mit Abfragen können Sie Daten filtern, Berechnungen für die Daten anstellen und die Daten zusammenfassen, ändern oder sogar löschen.

Abfragen, mit denen Sie Daten aus einer Tabelle abrufen oder Berechnungen durchführen, werden als Auswahlabfragen bezeichnet. Abfragen, mit denen Daten hinzugefügt, geändert oder gelöscht werden, werden Aktionsabfragen genannt, die letztgenannten werden in Arbeitsblatt 6 behandelt.

Die Entwurfsansicht einer Abfrage

Die gängigste Methode, eine Abfrage zu erstellen, ist über den Karteireiter
Erstellen → Abfrageentwurf zu finden.

Die Entwurfsansicht der Abfrageerstellung ist zweigeteilt.

Im oberen Bereich finden sich die beteiligten Tabellen. Wenn man eine neue Abfrage erstellt, wird man über einen entsprechenden Assistenten gefragt, welche Tabellen man einbeziehen möchte.

Selbstverständlich kann man auch danach jederzeit Tabellen in die obere Bühne per Drag & Drop ziehen.
Tipp: Beziehen Sie wirklich nur jene Tabellen, die für die aktuelle Abfrage benötigt werden mit ein, da es sonst zu fehlerhaften Abfrage-Ergebnissen kommen kann.

Der untere Bereich des Abfrageentwurfs beschäftigt sich mit der Definition und den Einstellungen der Abfrage.

Die Bühne besteht aus mehreren Zeilen. In jeder Zeile kann
man bestimmte Einstellungen vornehmen. Jede Spalte steht
für ein bestimmtes Feld bzw. für eine bestimmte Tabellenspalte.

Bezeichnung

Beschreibung

Feld

Zeigt den Namen der jeweiligen Tabellenspalte. Wenn Sie auf den kleinen Pfeil nach unten klicken, können Sie auch direkt ein Feld der beteiligten Tabellen auswählen.

Hier können Sie auch Felder selbst mit Ausdrücken berechnen bzw. erstellen (siehe dazu weiter unten mehr).

Tabelle

Zeigt den Namen jener Tabelle an, die das gewählte Feld beinhaltet. Wenn Sie auf den kleinen Pfeil nach unten klicken, können Sie auch direkt ein Feld der beteiligten Tabellen auswählen.

Funktion

Aggregieren von Werten bedeutet das Zusammenfassen von Datensätzen. Damit eine Auswahlabfrage zum Zusammenfassen von Werten eingesetzt werden kann, muss die Abfrage um die Zeile Funktion erweitert werden (siehe dazu mehr im kommenden Arbeitsblatt).

Sortierung

Sie können die Darstellung des Feldes auch sortiert auf- bzw. absteigend definieren.

Anzeigen

Das Feld wird angezeigt, wenn das Häkchen gesetzt ist, entfernt man das Häkchen, dann wird in der Abfragedarstellung dieses Feld nicht angezeigt.

Kriterien

In diese Zeile werden die Kriterien mit Hilfe von Ausdrücken der Abfrage eingetragen. Diese können z.B. mittels Operator(en) definiert werden.
Möchte man eine Parameterabfrage definieren, dann müssen die entsprechenden Variablen durch einen erklärenden Text in eckiger Klammer ([]) ersetzt werden (siehe dazu weiter unten mehr).

Alle Kriterien einer Abfrage in derselben Zeile sind UND-Kriterien.

Oder

ODER-Kriterien müssen in diese Zeile eingetragen werden.

Jede weitere Zeile darunter

Alle weiteren ODER-Kriterien können in den weiteren, unbezeichneten Zeilen darunter eingetragen werden.

Auswahlabfragen

Abfragen, mit denen Sie Daten aus einer Tabelle abrufen oder Berechnungen durchführen, werden als Auswahlabfragen bezeichnet. Auswahlabfragen ermöglichen eine sehr flexible Auswertung der Daten. Abfragekriterien schränken das Abfrageergebnis ein. Nur jene Datensätze, die den Kriterien entsprechen, werden ausgewertet.

Anzeigen einer Teilmenge der Daten in einer Tabelle

Manchmal müssen Sie statt alle Daten lediglich eine Teilmenge, die bestimmte Kriterien erfüllen,  anzeigen. Zum Anzeigen einer Teilmenge der Daten in einer Tabelle führen Sie eine Auswahlabfrage durch.

 

Textfelder

Zahlenfelder

Datumsfelder

Genaue Übereinstimmung

″ABC″

100

#01.01.2014#

Keine Übereinstimmung

<> ″ABC″
Nicht ″ABC″

<> 100
Nicht 100

<> #01.01.2014#
Nicht #01.01.2014#

Teilweise Übereinstimmung

Wie ″A*″
Wie ″A?C″
Nicht Wie ″A*″

Wie ″*1,99″
Nicht Wie ″*1,99″

 

Operatoren

>= ″C*″

< 100
> 100
<= 100
>= 100

< #01.01.2014#
> #01.01.2014#
<= #01.01.2014#
>= #01.01.2014#

Grenzwerte

Wie ″[A-C]*″

Zwischen 0 und 100
>= 0 und <= 100

Zwischen #01.01.2014# und #31.12.2014#
>= #01.01.2014# und <= #31.12.2014#

Leere Felder
Nicht leere Felder

Ist Null
Ist Nicht Null

Zeichenerklärung:

* steht für eine beliebige Anzahl von Zeichen

? steht für genau ein beliebiges Zeichen

> größer,  < kleiner,  >= größer gleich,  <= kleiner gleich,  <> ungleich

Werte für Textfelder müssen unter doppelte Anführungszeichen gesetzt werden

Erstellen eines berechneten Feldes in einer Abfrage

Sie können auch ein komplett neues Feld erstellen, das z.B. die Ergebnisse einer von Ihnen mithilfe eines Ausdrucks definierten Berechnung anzeigt. Zusätzlich zu den Grundrechenarten bietet Access auch eine Reihe von Funktionen an, die man bereits aus Excel kennt, die verwendete Syntax ist jedoch davon verschieden. Einfaches Rechenbeispiel:

Bruttopreis: [Artikelpreis]*1,2

  • Der Begriff VOR dem Doppelpunkt (:) ist der jeweils gewählte Name des neuen Feldes. Die neue Spalte in diesem Beispiel heißt also „Bruttopreis“.
  • Nach dem Doppelpunkt (:) findet die eigentliche Berechnung statt, wobei man direkt auf Felder Bezug nehmen kann. Der Name der an der Berechnung beteiligten Felder werden in eckige Klammer ([])
    In unserem Beispiel oben wird die Spalte „Artikelpreis“ mit der Zahl 1,2 multipliziert.

Rechnet man mit Funktionen, dann werden die Argumente in runder Klammer übergeben:

Anzahl an Zeichen: Länge([Emailadresse])

In diesem Beispiel wird in einem neuen Feld namens „Anzahl an Zeichen“ die Anzahl der Zeichen, die im Feld „Emailadresse“ stehen berechnet. Dazu verwendet man die Funktion Länge().

Wenn Sie bestimmte Feldeigenschaften festlegen möchten, wie z. B. die Format-Eigenschaft, da das Feld nicht die Eigenschaften aus der zugrunde liegenden Tabelle übernimmt, müssen Sie mit der rechten Maustaste auf „Eigenschaften“ klicken, es öffnet sich am rechten Bildschirmrand ein Navigator, der entsprechende Einstellungen (u.a. Formateinstellungen) zulässt.

Abfragen mit Hilfe von Ausdrücken

Wenn man neue Felder berechnet, arbeitet man mit Ausdrücken. Zum Verwenden von Ausdrücken müssen Sie eine entsprechende Syntax schreiben. Die Syntax ist ein Satz von Regeln, mit deren Hilfe Wörter und Symbole in einem Ausdruck richtig kombiniert werden.
Die Funktionen sind den Funktionen von Excel ähnlich, die Schreibweise ist jedoch unterschiedlich:

  • Excel-Funktion: =Links(A1;4)                             → gibt die ersten 4 Zeichen des Feldes „A1“   aus!
  • Access-Funktion: Links([Mitarbeiter];4) → gibt die ersten 4 Zeichen des Feldes
                                                                                                       „Mitarbeiter“ aus!

Zum Erstellen eines Ausdrucks kombinieren Sie s.g. Bezeichner, indem Sie Funktionen, Operatoren und Konstanten verwenden.
Jeder gültige Ausdruck muss mindestens eine Funktion und zumindest einen Bezeichner enthalten sowie Konstanten und Operatoren. Hier eine Auswahl, die Sie vor allem benötigen:

  • Bezeichner in Ausdrücken: Die allgemeine Form eines Bezeichners in einem Ausdruck ist [Datenbankname]![Objektname].[Eigenschaftenname]
    Oft genügt nur die Nennung von [Objektname]
  • Funktionen in Ausdrücken: Die allgemeine Form eines Ausdrucks, der eine Funktion verwendet, ist Funktion(argument, argument)
    wobei eines der Argumente üblicherweise ein Bezeichner oder ein Ausdruck ist.

Die Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte und Felder in einer Access-Datenbank werden einzeln als Objekte bezeichnet. Jedes Objekt besitzt einen Namen.

Bezeichner

Wenn Sie in einem Ausdruck ein Objekt, eine Auflistung oder eine Eigenschaft verwenden, beziehen Sie sich mithilfe des Bezeichners auf dieses Element. Ein Bezeichner schließt den Namen des Elements ein, das Sie identifizieren, sowie den Namen des Elements, zu dem es gehört. Der Bezeichner für ein Feld umfasst z. B. den Namen des Felds sowie den Namen der Tabelle, zu der das Feld gehört. Ein Beispiel für einen solchen Bezeichner finden Sie im vorhergehenden Beispiel für einen Ausdruck: [Kunden]![Geburtstag].

Funktion

Eine Funktion ist eine Prozedur, die Sie in einem Ausdruck verwenden können. Einige Funktionen, wie z. B. Datum, benötigen keine Eingabe. Die meisten Funktionen erfordern jedoch Eingaben, die als Argumente bezeichnet werden. Eine komplette Liste an Funktionen ist nicht sinnvoll, da sie sich von Version zu Version ändert. Zudem erhält man über die Hilfe-Funktion des Programms eine hervorragende Unterstützung.

Die wichtigsten Funktionen für Sie

  • Datum: Die Datum-Funktion wird zum Einfügen des aktuellen Systemdatums in einen Ausdruck verwendet. Sie wird häufig in Verbindung mit der Format-Funktion verwendet. Außerdem wird sie oft in Verbindung mit Feldbezeichnern für Felder verwendet, die den Datentyp Datum/Uhrzeit enthalten.
  • Tag, Monat, Jahr, Wochentag: Gibt die entsprechenden Werte des Datums eines Feldes zurück.
  • Format: Die Format-Funktion wird verwendet, um ein Format auf einen Bezeichner anzuwenden und um ein Format auf die Ergebnisse einer anderen Funktion anzuwenden.
  • Länge: Berechnet die Anzahl der Zeichen eines Feldes.
  • Links, Rechts, Teil: Diese Funktionen werden zum Extrahieren von Zeichen aus einer Zeichenfolge verwendet, beginnend mit dem Zeichen äußerst links (Links), oder mit dem Zeichen ganz rechts (Rechts). Bei der Funktion Teil wird erst ab einer bestimmten Anzahl von Zeichen, beginnend von Links, eine Zeichenfolge extrahiert.
  • Grossbst: Wandelt Kleinbuchstaben in Großbuchstaben um.

Operator

Ein Operator ist ein Wort oder ein Symbol, das eine spezifische arithmetische oder logische Beziehung zwischen den anderen Elementen eines Ausdrucks anzeigt.

Zu den Operatoren zählen u. a.

  • Arithmetische Operatoren, wie z. B. das Pluszeichen (+).
  • Vergleichsoperatoren, wie das Gleichheitszeichen (=).
  • Logische Operatoren, wie z. B. Not
  • Mit Hilfe des Kaufmännischen Und‘s (&) lassen sich Elemente (Bezeichner) und Textelemente (zwischen Anführungszeichen) verknüpfen.

Parameterabfragen - Daten flexibel auswerten

Kriterien werden bei einer Auswahlabfrage im Abfrageentwurf definiert und müssen auch dort geändert werden, wenn sich die Aufgabenstellung ändert. Bei einer Parameterabfrage handelt es sich um eine Auswahlabfrage, bei der ein oder mehrere Kriterienwerte interaktiv vom Benutzer eingegeben werden können.

Eine Parameterabfrage ist kein eigener Abfragetyp, sondern eine Sonderform der Auswahlabfrage.

Wird z.B. bei den Kriterien ein Text in eckiger Klammer ([]) angegeben, ist die nachträgliche Eingabe eines Parameters durch den User möglich.

Sozialform

  • Frontalunterricht
  • Gruppenmoderation

Unterrichtstechniken

  • Vortrag
  • Lernen aus Lösungsbeispielen

Materialien

  • Tafelbild (T)
  • Projektor (P)
  • Arbeits- bzw. Informationsblätter (AB, IB)
  • PC [PC-Räume] (PC)

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