Auswertungen mit Funktionen durchführen

Unterrichtseinheit: 2, 3 | Stundenzahl: 5-6 Stunden

Gesetzestext

  • Einfache Berechnungen durchführen und dabei den Vorteil der Verwendung von Zellenbezügen nutzen (Formeln kopierbar gestalten), Prozentberechnungen durchführen,
  • Einfache Funktionen effizient einsetzen (SUMME, MITTELWERT, MINIMUM, MAXIMUM, ANZAHL, RUNDEN), einfache Entscheidungen durchführen (WENN-Funktion).
  • Daten vorteilhaft eingeben (Autoausfüllfunktionen), fehlerhafte Eingaben erkennen und korrigieren, Daten verschieben und kopieren, sortieren, filtern, suchen und ersetzen, trennen und zusammenfügen,
  • Daten in Registerblättern organisieren.

Eingangsvoraussetzungen

  • Basiswissen von Excel

Ziele

  • Passende Funktionen bestimmen, anwenden und kombinieren.
  • Funktionen: SUMME, MITTELWERT, MIN, MAX, ANZAHL, ANZAHL2, RUNDEN, POTENZ, PI;
  • Durchführung einfacher Formatierungen sollen durchgeführt werden (u.a. optimale Breite einstellen, Zellen verbinden, sowie die Einstellungen "mittig", "fett", "kursiv", "zwei Nachkommastellen mit Euro-Währung", Prozentanzeige, Hintergrundfarbe etc.)
  • Datumsformatierungen.
  • Auch sollen die Daten vorteilhaft eingegeben (Autoausfüllfunktionen), fehlerhafte Eingaben erkannt und korrigiert werden, sowie Daten verschoben und kopiert, sortiert, gefiltert, gesucht und ersetzt werden.

Thema/Kurzfassung

Excel

Übersicht der Unterrichtseinheit

Die wichtigste Aufgabe, die mit Excel erfüllt wird, ist das Rechnen mit Formeln und Funktionen. Um möglichst effizient vorzugehen, sollte man die Formeln Schritt für Schritt aufbauen und folgende drei Arbeitsschritte einhalten.

Formeln und Funktionen richtig eingeben

Eine Anweisung zum Berechnen wird in Excel als Formel bezeichnet. Sie können Formeln entweder direkt in Zellen oder oberhalb des Arbeitsblattes in der Bearbeitungsleiste eingeben.

  • Eine Formel beginnt in Excel immer mit einem Gleichheitszeichen (=). Danach folgt die eigentliche Rechenanweisung.
  • In der Zelle, in der die Formel eingegeben wurde, erscheint nach Drücken der [Eingabe]-Taste das Ergebnis.
  • In der Bearbeitungsleiste, oben, wird immer die Formel angezeigt.

Eine Formel besteht immer aus mehreren Teilen, wie z.B. dem Gleichheitszeichen, Rechenoperatoren (z.B. "+", "-", "*" oder "/"), Konstanten und Zellbezügen.

Relative, absolute und gemischte Bezüge verwenden

In Excel arbeitet man vorallem mit relativen Bezügen. Diese Bezüge werden z. B. beim Kopieren einer Formel entsprechend angepasst. Statt Zahlen gibt man den Namen jener Zellen an, in welchen die entsprechenden Zahlen stehen (man referenziert somit auf andere Zellen).
Der Vorteil dabei: Wenn man diese Zahlen ändert, muss man die Formeln nicht jedesmal ändern.

  • Absolute Zahlen: Statt einem Bezug wird eine Zahl in die Formel eingetragen.
    Dies sollte möglichst vermieden werden!
  • Relativer Bezug: Es wird auf den Inhalt einer bestimmten Zelle referiert. Diese Zelle wird durch Ihre Koordinaten (z.B. "A1") angesprochen. Werden Formeln mit relativen Bezügen kopiert, werden die enthaltenen Bezüge entsprechend angepasst.
  • Absoluter Bezug: Manchmal ist es nötig, das die Formeln kopierter Zellen immer auf die gleichen Zellen Bezug nehmen. In diesem Fall muss man die Bezüge mit Hilfe des Dollar-Zeichens "$" absolut setzen (Klick auf die Taste [F4]).
  • Gemischter Bezug: Der Bezug beinhaltet sowohl absolut gesetzte, als auch relative Teile. Z.B. kann der Spaltenbuchstabe relativ und die Zeilennummer absolut gesetzt werden. In diesem

TIPP: Es gilt der Leitsatz, möglichst wenig mit absoluten Zahlen und möglichst alles mit Bezügen rechnen!

Beispiel 2.1 zeigt, wie man mit relativen und absoluten Bezügen arbeitet.

Was ist eigentlich eine Funktion im Unterschied zu einer Formel?

Rein äußerlich ist eine Funktion auch eine Formel, denn sie beginnt mit einem Gleichheitszeichen. Doch im Unterschied zu den Formeln, die Sie bisher mittels solcher Rechenoperatoren wie "+" oder "*" zusammengesetzt haben, können Sie mit Funktionen Berechnungen und Auswertungen realisieren, die viel umfangreicher, schneller und zuverlässiger sind. Jede Funktion ist auf ganz bestimmte Aufgaben spezialisiert. Die Hilfefunktion ([F1]) von Excel bietet vor allem über deren Online-Ausgabe eine hervorragende Beschreibung aller angebotenen Funktionen in Excel.

Die am häufigsten gebrauchte Funktion ist "Summe". Mit Hilfe dieser Funktion können Sie die Werte ganzer Zellbereiche aufsummieren, ohne die einzelnen Werte jeweils umständlich zu addieren.

Genereller Aufbau (Syntax) von Funktionen am Beispiel von "Summe":

Funktionen sind vordefinierte Vorschriften, die Excel sagen, wie mit den jeweils übergebenen Werten (s.g. Argumenten) gearbeitet werden soll, um bestimmte Ergebnisse zu erhalten.

Die Argumente, die zwischen den Klammern stehen, können völlig unterschiedlicher Art sein. Möglich sind:

  • Zahlen, Datumsangaben oder Texte als Konstanten,
  • Zellbezüge (relative, absolute oder gemischte, siehe dazu mehr weiter oben),
  • andere Funktionen;

Funktionen können Sie auf drei Arten eingeben:

  • Verwenden Sie den Funktions-Assistenten. Diesen rufen Sie entweder mit [Hochstelltaste]+[F3] auf oder über den Befehl "Funktion einfügen" ganz links auf der Registerkarte FORMELN oder per Klick auf das Symbol links neben der Bearbeitungsleiste.  Es öffnet sich ein Dialogfeld mit dessen Hilfe Sie durch Eingabe des Namens einer Funktion, die zugehörigen Argumente sowie eine Beschreibung der Funktion und der Argumente und schließlich auch vorab das Ergebnis Ihrer Formel sehen.
  • Verwenden Sie die Funktionsbibliothek. Die gleichnamige Gruppe finden Sie auf der Registerkarte FORMELN.
  • Geben Sie die Funktion direkt in die Zelle oder oben in die Bearbeitungsleiste ein. Hierbei hilft Ihnen eine Auswahlliste, die während des Eintippens die Syntax und die Wirkung der Funktion sowie Informationen zu deren Argumenten einblendet.

Häufig benötigte statistische Funktionen von Excel

Neben der bereits vorgestellten Funktion "Summe" gibt es noch einige weitere Funktionen, die besonders häufig Anwendung finden.

Funktion

Eingabebeispiele

Beschreibung

Mittelwert

=MITTELWERT(H1:I9)

Die Funktion berechnet automatisch den Durchschnitt (arithmetisches Mittel) eines ausgewählten Bereichs.

Anzahl

=ANZAHL(D1:D8)

Mit dieser Funktion werden all jene Zellen eines Bereichs gezählt, die einen WERT enthalten.

Anzahl2

=ANZAHL2(D1:D8)

Zählt die Anzahl nicht leerer Zellen in einem Bereich.

Maximum

=MAX(F1:F9)

Die Funktionen Maximum (MAX) und Minimum (MIN) sind sehr nützlich zur Ermittlung des größten bzw. kleinsten Wertes innerhalb eines Bereichs.

Minimum

=MIN(J1:J8)

Autoausfülllisten für das effiziente Arbeiten nutzen

Mit Hilfe von Excel lassen sich Datenreihen sehr rasch und einfach eingeben. "Viele Felder brauchen Sie nicht selbst auszufüllen, das erledigt Excel für Sie automatisch. Sie brauchen nur den ersten Wert einzugeben und wenden dann die automatischen Ausfüllfunktionen an. Dadurch ersparen Sie sich viele manuelle Eingaben. Und wenn der Automatismus an seine Grenzen gerät, können Sie ihn natürlich selbst erweitern." (Quelle: PC Magazin 20.10.2016)

Durchführung

  1. Bei einem Datum, Wochentag, Monat bzw. bei einer Zahl oder einem Textteil mit Zahl genügt, wenn man den Startwert in die erste Zeile schreibt.
  2. Ziehen Sie den s.g. Kopieranfasser (=Smart-Tag: schwarzes Rechteck in der rechten unteren Ecke der markierten Zelle) bis in die gewünschte Zelle nach unten oder nach rechts. Jetzt werden die Inhalte wie beabsichtigt automatisch eingetragen.
  3. Nach dem Hinunterziehen kann mit dem Smart-Tag die Autoausfüllfunktion im Nachhinein angepasst werde.

TIPP: Eine benutzerdefinierte Zahlenreihe kopieren Sie, indem Sie die beiden ersten Zahlen der Reihe eingeben, diese markieren und wie oben beschrieben in die gewünschte Richtung ziehen.

TIPP: Gleicher Text in unterschiedliche Zellen gleichzeitig einfügen → markieren Sie die gewünschten Zellen, geben Sie den Text ein und drücken Sie [Strg]+[Eingabe].

Sozialform

  • Einzelarbeit
  • Frontalunterricht

Unterrichtstechniken

  • Vortrag
  • Lernen aus Lösungsbeispielen

Materialien

  • Tafelbild (T)
  • Projektor (P)
  • Arbeits- bzw. Informationsblätter (AB, IB)
  • PC [PC-Räume] (PC)

Übungsbeispiele

2.1 Kostenaufstellung

Berechnen Sie in der Zeile "8" mit Hilfe einer kopierbaren Funktion die Summe der Quartalseinzelkosten und multiplizieren Sie diese mit Hilfe eines  absoluten Bezugs mit der Menge in Stück (Zelle "B10").

2.4 Einfache Autoausfülllisten

Das Corporate Design Ihrer Firma ist in einem hellen Blau gehalten, orientieren Sie sich bitte an dieser Farbvorgabe. Optimieren Sie das Aussehen der vorliegenden Tabelle entsprechend der unten angegebenen Lösung.

Lösen Sie die folgenden Teilaufgaben mit Hilfe der Auto-Ausfüllfunktion von Excel:

  • Erstellen Sie in Spalte "A" eine Monatsliste vom 01.01. des laufenden Jahres bis zum 01.01. des nächsten Jahres.
  • Tragen Sie in der Spalte "D" alle Monatsnamen (ausgeschrieben) ein.
  • In der Spalte "G" sind die vier Quartale (nach folgendem Schma: "1. Quartal 20##" ...) vom Vorjahr und vom laufenden Jahr einzutragen.
  • Erstelle Sie in der Spalte "J" eine benutzerdefinierte Zahlenreihe, startend mit der Zahl "1" jeweils um einen Wert 3 erhöht (also 1, 4, 7, ...) bis zur Zahl "40".

 

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Spoiler-Warnung! Versucht es zunächst einmal ohne Hilfe.

Schlagwörter: Absoluter Bezug | Excel