Sekretariat

Unterrichtseinheit: 2 | Stundenzahl: 1-2 Stunden

Thema/Kurzfassung

Webcreator

Übersicht der Unterrichtseinheit

Wichtigste Aufgabe: Die aktuelle Eingangspost soll möglichst selbstständig analysiert und den einzelnen Abteilungen zugeordnet werden.

Der Einfachheit halber werden die Sekretariatsarbeiten am Abend meist von allen ÜFA-MitarbeiterInnen durchgeführt.

Notwendige Ordner: Posteingangsbuch und Postausgangsbuch.

Arbeitsablauf: Posteingang

  1. Schriftstücke aus dem Postfach (neben dem Eingang des BWZ) der Übungsfirma "Webcreator" nehmen. Am Abend wird den einzelnen Gruppen die Post von den LehrerInnen zugeteilt.
  2. Aktuelles Datum auf das jeweilige Posteingangs-Register schreiben.
  3. Für jedes eingehende Poststück wird eine fortlaufende Nummer in das Posteingangs-Register eingetragen.
    Die erforderlichen Spalten ("Absender", "Absendeort", "Betreff", "betreffende Abteilung") im Register müssen für jeden eingegangenen Brief komplett ausgefüllt werden.
  4. Auf jedes eingehende Poststück (auf der Rückseite) wird das aktuelle Datum (Stempel) und die fortlaufende Nummer des Posteingangs-Registers geschrieben.
  5. Zuordnung der eingegangenen Poststücke an die betreffenden Abteilungen: Verkauf, Einkauf, Rechnungswesen, Personal und Marketing.

Am PC: eMail-Posteingang überprüfen

  1. Bei Auftrag durch die LehrerInnen: zusätzlich am PC den eMail-Posteingang prüfen!
  2. Spam löschen.
  3. Webshop-Bestellungen, Mahnungen, Reklamationen, Anfragen und Eingangsrechnungen SOFORT ausdrucken und in das Posteingangs-Register eintragen.
  4. Die Ausdrucke an die entsprechenden Abteilungen weiterleiten.

Arbeitsablauf: Postausgang

  1. Jedes Schriftstück (z.B. bei Bestellungen, Anfragen, Ausgangsrechnungen etc.), das per Post versendet wird, muss zuerst in das Postausgangs-Register eingetragen werden.
    Für jedes ausgehende Poststück wird eine fortlaufende Nummer in das Postausgangs-Register eingetragen.
    ACHTUNG! Auf die Ausgangspost selbst wird NICHTS GESCHRIEBEN! Es soll lediglich im Register eingetragen werden, wann welcher Brief versendet wurde.
  2. Geht die Post an eine hauseigene ÜFA des ibc hetzendorf, kommt der Brief NICHT in ein Kuvert sondern direkt in das Postfach der entsprechenden Übungsfirma.
    Geht die Post an eine externe ÜFA, wird der Brief gefaltet und in ein Fensterkuvert hineingegeben, das Kuvert wird nicht verschlossen (da vielleicht weitere Briefe an diese ÜFA gehen, das spart Postgebühren).
    Das Kuvert kommt nun in das Postfach für externe ÜFA's.

Wichtige Kopiervorlagen für das Arbeiten im ÜFA-Sekretariat

Sozialform

  • Gruppenmoderation

Unterrichtstechniken

  • Postkorbübung
  • Produktives Lernen (Übungsfirma)

Materialien

  • PC [BRZ] (PC)
  • Belege (B)

Schlagwörter: Sekretariat | Übungsfirma | Webcreator