Einkauf

Unterrichtseinheit: 3 | Stundenzahl: 3-4 Stunden

Ziele

  • Die SchülerInnen sollen die häufigsten Handlungsabläufe innerhalb der ÜFA sowie die einzelnen Zusammenhänge der Abteilungen anhand eigens zusammengestellter Postkorbübungen kennen lernen.
  • Wiederholung: Rechnungsbestandteile lt. UStG.
  • Wiederholung: Korrekter Aufbau von Geschäftsbriefe

Thema/Kurzfassung

Webcreator

Übersicht der Unterrichtseinheit

Der Einkauf soll primär die eingegangenen Angebote prüfen und Bestellungen durchführen, sowie die Eingangsrechnungen bezahlen und die damit verbundenen Buchungen in BMD durchführen (im Falle von Tagesklassen würde die Verbuchung vom Rechnungswesen erledigt werden).

Notwendige Ordner: Bestellordner und Eingangsrechnungsordner sowie Postausgangsbuch.

Arbeitsablauf: Bestellung bzw. Einkauf

Wie kommt man zu einer Bestellung? Entweder durch Anfrage bzw. Online-Einkäufe über diverse ÜFA-Webshops oder durch eingehende Angebote anderer ÜFA's.

Eine Bestellung erfolgt entweder

  • Auf dem vom Lieferanten vorgefertigten Bestellformular.
  • Auf einem Bestellformular der eigenen ÜFA Webcreator.
  • In Briefform: Anfrage bzw. Gegenangebot.

Ab €500,- brutto (inkl. USt) pro Bestellung muß die Geschäftsleitung ihr Okay geben.

WICHTIG: Immer die Liefer- und Zahlungsbedingungen fixieren!

  1. Bestellung durchführen.
  2. Ordnungsgemäße Unterfertigung der Bestellung mit Unterschrift und Firmenstempel!
  3. Bestellung kopieren.
  4. Bestelliste in Bestellordner entsprechend ausfüllen (diese ist über das gesamte Geschäftsjahr mit fortlaufender Nummer zu führen) und der Bestellung eine neue Bestellnummer zuweisen.
  5. Bestellnummer auf die Bestellkopie, oben rechts notieren.
  6. Kopie mit allen weiteren Belegen (z.B. Angeboten) zusammen heften und in den Bestellordner entsprechend der Bestellnummer einordnen.
  7. Geht die Bestellung an eine hauseigene ÜFA, kommt das Original der Bestellung in das Postfach der entsprechenden ÜFA. Der Postausgang wird im Postausgangsbuch eingetragen.
    Geht die Bestellung an eine externe ÜFA, wird das Original der Bestellung gefaltet und in ein Fensterkuvert hineingegeben, das Kuvert wird nicht verschlossen (vielleicht gehen weitere Briefe an diese ÜFA, das spart Postgebühren). Das Kuvert kommt nun in das Postfach für externe ÜFA's. Der Postausgang wird im Postausgangsbuch eingetragen.

Arbeitsablauf: Bezahlung von Eingangsrechnungen

  1. Im Bestellordner die entsprechende Bestellung die zur Eingangsrechnung gehört suchen.
  2. Im Bestellregister in der entsprechenden Zeile das Lieferdatum (=Rechnungsdatum) eintragen und mit Unterschrift (Sachbearbeiter) unterfertigen.
  3. Bestellung aus dem Bestellordner herausnehmen.
  4. In das ER-Register (ER-Buch, Ausdruck von BMD) die neue Eingangsrechnung (ER) mit fortlaufender Nummer eintragen. Ausfüllen der restlichen Spalten ("Datum", "Kto.-Nummer", "Bezeichnung" etc., "Bezahlt" und "Zahlbetrag" noch freilassen).
  5. Die neue ER-Nummer deutlich sichtbar auf die Eingangsrechnung schreiben (z.B. "ER 101").
  6. Überprüfung, ob die Eingangsrechnung mit der Bestellung übereinstimmt und dem USt-Gesetz entspricht.
  7. Wenn alles passt: Rechnungsbetrag per ACT-Bank überweisen (http://www.act.at):
    1. "Übungsfirmen" anklicken.
    2. Login laut Unternehmens-Datenblatt.
    3. "Bank" anklicken.
    4. "bank.online.neu" anklicken.
    5. Oben rechts "Anmelden" anklicken.
    6. Login iaut Unternehmens-Datenblatt.
    7. "Aufträge" anklicken.
    8. "Zahlungsverkehr" → "Sepa-Überweisung" anklicken.
    9. Rechnungsbetrag, Name, Kontonummer und Bankleitzahl des Empfängers angeben und ganz wichtig: Rechnungsnummer des Lieferanten und unsere eigene ER-Nummer angeben (damit findet man die damit verbundene Zahlung leichter), bei Skonto-Abzug auch diesen eintragen.
    10. Auftrag absenden und mit TAN (TAN-Liste) bestätigen (wenn keine freien TAN-Codes vorhanden sind: neue über "Einstellungen" → "TAN Codes" mit dem Superpin bestellen).
    11. Bestätigung der Überweisung 2 x ausdrucken: ein Ausdruck kommt zur bezahlten Eingangsrechnung, ein Ausdruck kommt in die Bankenmappe obenauf.
  8. Bezahlung im ER-Register (Zahlbetrag event. um Skonto verringert) und Überweisungsdatum eintragen.
  9. Alle zum Auftrag gehörenden Belege zusammen heften und im ER-Ordner obenauf ablegen.
  10. Reklamation schreiben! Wenn die Eingangsrechnung nicht mit der Bestellung übereinstimmt (die Ware mangelhaft ist) bzw. nicht dem USt-Gesetz entspricht:
    1. Verfassen eines entsprechenden Schreibens an den Lieferanten (OK vom Lehrer einholen).
    2. Den Brief ausdrucken und einmal kopieren (Original ins Sekretariat → Ausgangspost, Kopie zusammen mit der Eingangsrechnung und der Bestellung zusammen heften und im ER-Ordner obenauf ablegen.
    3. Es wird nicht bezahlt!
    4. Im ER-Register in der Spalte "Bezahlt" den Hinweis "Reklamiert" bzw. "Beanstandet" eintragen.
  11. Verbuchen des Warenzugangs im BMD (NUR bei 5010-Geschäften!):
    1. Zuerst immer überprüfen, ob der Standardmandant und das Datum richtig sind: WA000 (Warenwirtschaft: "webcre", FIBU: "web##", die Platzhalter stehen für das aktuelle Jahr; beide sind auf dem Laufwerk "v:\" zu finden) und WA000D.
      Achtung: am PC immer mit den Login-Daten der ÜFA arbeiten!
    2. Prüfen, ob die Ware bzw. der Artikel bereits im BMD angelegt ist.
    3. Ist die Ware nicht angelegt, muss sie (das Konto) angelegt werden: "WAREN" → Stammdatenverwaltung → WA101 → 1-Erfassen → Neue Artikelnummer eingeben (F4 z.B. "TB") → Bezeichnung eingeben → Matchcode bestätigen → Erlöstabelle (F4 z.B. Kontonummer 4000 Handelswaren) → Lieferant (F4) → event. Artikelnummer beim Lieferanten eingeben →
      Einheit (z.B. Stk) → Einkaufspreis (NETTO, ohne USt.) → Einstandspreis (Bezugspreis, z.B. mit + Transportkosten, + Bezugsnebenkosten, - Rabatte/Boni) → VK-Preis exkl. (Nettoverkaufspreis, Pfeiltaste öffnet die Kalkulation in der man Aufschläge bzw. die Spanne angeben kann ... mit F1 sichern) → Lagercode (z.B. 1 für Einplatzlager) → Artikelcode (z.B. 0
      für normaler Artikel);
    4. Lagerzugang verbuchen: "WAREN" → Materialwirtschaft → WA200 → 1-Buchen → Buchungsdatum → Buchungsart (21-manuell) → Lagerort → Artikelnummer (lt. Beleg F4) → Menge (lt. Beleg) → Einkaufspreis (lt. Beleg, ACHTUNG auf mögliche Preisnachlässe!) → Lieferant (F4) → Rechnungsnummer lt. Lieferanten → 9-Ende;
  12. Verbuchen der Eingangsrechnung im BMD:
    1. Zuerst wird direkt auf der Eingangsrechnung bzw. in der Buchungsliste vorkontiert.
    2. Beim Einsteigen in BMD immer überprüfen, ob der Standardmandant und das Datum richtig sind: WA000 (Warenwirtschaft: "webcre", FIBU: "web##", die Platzhalter stehen für das aktuelle Jahr; beide sind auf dem Laufwerk "v:\" zu finden) und WA000D.
      Achtung: am PC immer mit den Login-Daten der ÜFA arbeiten!
    3. Prüfen, ob der Lieferant bereits im BMD angelegt ist.
    4. Ist der Lieferant nicht angelegt, muss er (das Konto) angelegt werden: "FIBU" → Stammdaten → PR01 → Fibu-Verzeichnis entsprechend der ÜFA-Daten sowie Sachbearbeiter eintragen → 1-Anlegen und Ändern → Freie Kontonummer eingeben (F4 zum Durchsuchen der Kontonummern) → Stammdaten des Lieferanten eingeben (Branche IMMER „Übungsfirma", Steuerkennzeichen "0", Zahlungsziel z.B. 14, Skontotage z.B. 7);
    5. Eingangsrechnung verbuchen: "FIBU" → Buchungsprograme → PR03 → Fibu-Verzeichnis entsprechend der ÜFA-Daten sowie Sachbearbeiter eintragen → Buchungsmonat kontrollieren → 1-Buchen → Buchungsdatum → Buchungssymbol "ER" (F4) → Belegdatum → Beleg-Nummer (= ER-Nummer) → Kontonummer (F4 zum Durchsuchen der Lieferanten) → Gegenkonto (z.B. 5010 Handelswareneinsatz) → Rechnungsbetrag eingeben (Brutto!) → Buchungstext → Externe Belegnummer (= Rechnungsnummer des Lieferanten) → "Code" lediglich bestätigen;
      Kontrolle über F9 → Zwischenjournal;
  13. Am Ende des Tages muss das ER-Register (ER-Buch) für alle verbuchten Eingangsrechnungen ausgedruckt und in den ER-Ordner, vorne, eingeordnet werden: FIBU → Journal und Kontoblätter → PR12cz → Belegsymbol → von/bis Kontonummer → von/bis Datum → nach Kontonummer geordnet ausgeben;

 

Sozialform

  • Gruppenmoderation

Unterrichtstechniken

  • Postkorbübung
  • Produktives Lernen (Übungsfirma)

Materialien

  • Arbeits- bzw. Informationsblätter (AB, IB)
  • PC [BRZ] (PC)

Schlagwörter: Anfrage | Angebot | Ausgangsrechnung | BMD | Eingangsrechnung | Geschäftsbriefe | Rechnungsbestandteile | Übungsfirma | Webcreator